7 Tips Menyelenggarakan Rapat Yang Efektif

Rapat yang efektif – Dalam dunia bisnis, rapat yakni salah satu metode komunikasi terpenting. Melalui rapat, taktik disusun, kemajuan dilaporkan, dan keputusan-keputusan vital dibuat.

Namun, tak sedikit pula rapat yang hanya menjadi pembuang waktu, dijadikan rutinitas semata.

Mengingat betapa pentingnya rapat untuk kelangsungan hidup suatu bisnis, Mebiso telah merangkumkan 7 tips yang bisa Anda terapkan untuk menyelenggarakan rapat yang lebih efektif.

1. Persiapkan jadwal rapat terlebih dahulu

mempersiapkan agenda rapat yang efektif
Sumber gambar: pexels.com/@suzyhazelwood

Sebagai penyelenggara rapat, Anda sebaiknya memastikan terlebih dahulu jadwal yang akan dibahas selama rapat.

Susun agenda rapat ke dalam potongan-cuilan disertai dengan alokasi waktu masing-masing.

Pastikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing poin. Jangan hingga peserta rapat (termasuk Anda juga) letih alasannya rapat yang terlampau panjang.

2. Pastikan bila Anda benar-benar membutuhkan rapat

komunikasi personal empat mata
Sumber gambar: unsplash.com/@nikarthur

Jangan pribadi menetapkan menyelenggarakan rapat jikalau Anda mempunyai suatu tujuan tertentu. Bisa jadi tujuan Anda itu sanggup dicapai tanpa perlu adanya rapat.

Misalnya ketika Anda hendak membahas topik sensitif atau menyampaikan kritik terhadap performa seorang karyawan. Bukankah hal tersebut lebih baik disampaikan secara personal?

Lalu, pertimbangkan juga metode komunikasi lain mirip memo yang mungkin lebih cocok Anda gunakan daripada rapat.

3. Jangan buang waktu orang lain, pilih partisipan dengan bijak

rapat terbatas
Sumber gambar: unsplash.com/@priscilladupreez

Rapat bisa jadi sangat memakan waktu orang yang bekerjsama tidak perlu berada di situ.

Oleh kesannya, terlebih dahulu Anda perlu memastikan siapa saja orang yang harus menghadiri rapat yang Anda selenggarakan.

Orang-orang tersebut bisa berupa orang yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang relevan dengan kegiatan rapat atau orang yang pekerjaannya akan terkena efek dari hasil rapat yang diselenggarakan.

4. Pastikan peserta rapat tidak terlalu banyak

rapat dengan sedikit peserta
Sumber gambar: pexels.com/@kaboompics

Banyaknya peserta rapat ternyata tidak berbanding lurus dengan efektivitas rapat tersebut, terutama untuk rapat yang bertujuan untuk brainstorming atau pengambilan keputusan.

Untuk rapat jenis ini, biasanya peserta yang banyak justru menciptakan topik bahasan menjadi sulit dikendalikan sebab banyaknya opini dari peserta rapat. Oleh hasilnya, tentukan banyaknya peserta rapat sesuai dengan kebutuhan.

5. Bagi kiprah mempermudah jalannya rapat

berperan sebagai notulen
Sumber gambar: pexels.com/@startup-stock-photos

Dalam buku Sprint – 5 Hari Sukses Pecahkan Masalah Dan Uji Ide Baru karya Jake Knapp dkk., penulis mendapat ilham kalau suatu rapat bisa berjalan lebih efektif jika dalam rapat ada kiprah-kiprah yang dimainkan.

Dalam rapat, Anda bisa membagi penerima ke dalam kiprah-peran berikut:

  1. Moderator – yang memandu rapat dan memastikan semua jadwal dibahas tuntas.
  2. Notulen – bertugas mencatat jalannya rapat serta opsi atau pilihan yang muncul selama rapat berlangsung.
  3. Kontributor – yang memperlihatkan pendapat serta komentar selama jalannya rapat.

6. Tentukan lokasi dan tanggal yang tepat

menentukan waktu dan tempat rapat yang sesuai
Sumber gambar: pexels.com/@rawpixel

Tempat berlangsungnya rapat secara tidak pribadi turut mempengaruhi jalannya rapat.

Apakah Anda menginginkan suasana yang personal atau suasana yang lebih formal?

Pertanyaan tersebut sanggup memandu Anda dalam menentukan tempat rapat yang sempurna. Pastikan jika kawasan yang Anda pilih menunjang suasana rapat yang hendak Anda berdiri.

7. Bagikan materi, laporan, atau bacaan kepada penerima rapat jauh-jauh hari

materi dan laporan yang dibutuhkan saat rapat
sumber gambar: pexels.com/@rawpixel

Peserta yang menghadiri rapat Anda sebaiknya memahami dengan baik apa yang akan dibahas dalam rapat.

Mengirim materi, laporan, atau bacaan yang diperlukan sanggup menciptakan mereka lebih siap ketika membahas pokok bahasan penting dalam rapat.

Persiapan sebelum rapat ini juga sanggup menghemat waktu Anda alasannya Anda tak perlu menjelaskan panjang lebar. Cukup mengulas singkat apa yang ada dalam bahan yang sebelumnya Anda bagikan.

Itulah tadi 7 tips simpel yang bisa Anda praktekkan untuk menyelenggarakan rapat yang efektif.

Selamat mencoba.

Baca juga artikel menarik lainnya:

Cashless Society, 7 Manfaat yang Anda Dapat Lewat Transaksi Non-Tunai

Mengejutkan! Blackberry Messenger Undur Diri 31 Mei

5 Tips Mengelola Keuangan untuk UMKM

Tinggalkan komentar